Funcionário, prestador ou dependente atual ou anterior da Shell

Todo indivíduo que faz parte do grupo de empresas Shell (“Shell” ou “nós”) é responsável em proteger seus próprios dados pessoais, assim como os dados de nossos clientes, parceiros comerciais e fornecedores.

Esta Política de Privacidade fornece informações sobre os dados pessoais processados pela Shell em relação a indivíduos que são ou foram funcionários, estagiários ou prestadores individuais, assim como dependentes de funcionários da Shell (“Funcionários da Shell”). Para os funcionários da Shell que também são clientes de varejo ou usuários de um aplicativo ou site da Shell, com qualquer outro vínculo diferente de funcionário da Shell, consulte a política de privacidade relevante em www.shell.com. Para indivíduos que se candidatam para trabalhar ou que comparecem a um evento de recrutamento ou passam por uma avaliação com a Shell, consulte a Política de Privacidade - Recrutamento, em www.shell.com/careers.

Esta Política de Privacidade está sujeita a todo o momento à lei local aplicável.

Esta Política de Privacidade explica quais dados pessoais são processados, para quais objetivos, por quanto tempo mantemos os dados pessoais, como acessar e atualizar seus dados pessoais e onde buscar informações adicionais.

Assim como esta Política de Privacidade, outras políticas de privacidade explicam como processamos os dados pessoais em relação aos processos específicos de RH (tais como os programas Open Resourcing, OneHealth IT e International Mobility), assim como as políticas de privacidade locais entre os países nos quais operamos, para refletir as práticas locais e exigências legais.

Processamos os dados pessoais necessários para gerenciar o relacionamento empregatício, para admitir prestadores e estagiários e fornecer benefícios para determinados dependentes de funcionários da Shell.

Isso inclui informações pessoais de contato residencial, data de nascimento, estado civil, informações sobre folha de pagamento e conta bancária, informações sobre salário e benefícios, incluindo informações de beneficiários, contatos de emergência, informações sobre desempenho laboral, além de outras informações necessárias para a gestão do relacionamento empregatício, para a contratação de prestadores e para o fornecimento de benefícios a determinados dependentes de funcionários da Shell (tais como aqueles dependentes que acompanham um funcionário da Shell durante um processo de designação de expatriados).

Dados pessoais sensíveis

Também processamos algumas categorias especiais de dados pessoais (“dados pessoais sensíveis”), tais como os dados relacionados à saúde de um indivíduo, sua origem racial ou étnica, crença religiosa ou filosófica, orientação sexual, opiniões políticas e filiação a associação comercial, somente onde for necessário para os objetivos de conformidade com o emprego e leis de seguridade social, onde for necessário para os objetivos de fornecimento de aconselhamento e apoio médico ocupacional, para proteger os interesses vitais de um indivíduo (como em uma emergência), onde for necessário por motivos de saúde pública ou onde o indivíduo tenha fornecido seu consentimento explícito. 

Podemos processar seus dados pessoais:

• para satisfazer nossas obrigações em cumprir com as leis e regulamentações locais;
• para interesses comerciais legítimos (por exemplo, gestão de desempenho a fim de garantir que temos pessoal qualificado e competente ou para propósitos de saúde, proteção e segurança para garantir que somente pessoal autorizado possa acessar determinados locais ou ativos); ou
• no caso de termos seu consentimento explícito.

Observe que como princípio geral, a Shell não solicita ou conta com o consentimento dos funcionários da Shell para o processamento de dados pessoais. Entretanto, há circunstâncias particulares quando o consentimento é necessário, como se for solicitado pela lei local aplicável, incluindo para o processamento de dados pessoais “sensíveis”.

Os dados pessoais solicitados dos funcionários da Shell representam o mínimo necessário a fim de cumprir com os requisitos legais e/ou contratuais, e para oferecer oportunidades para a participação em programas ou fornecer um benefício. A falha em nos fornecer as informações solicitadas pode afetar negativamente a sua condição de permanecer no emprego, estágio ou admissão como prestador ou participar em um programa ou recebimento de um benefício.

Nos casos onde o processamento for baseado no consentimento e estiver sujeito à lei local aplicável, a qual pode estabelecer o contrário, você tem o direito de retirar seu consentimento a qualquer momento. Isto não afetará a validade do processamento antes da retirada do consentimento. A retirada do consentimento pode, entretanto, causar impacto em sua condição de permanecer empregado ou, de outra forma, prestador, ou ainda de participar em um programa ou recebimento de um benefício.

Todas as atividades de uso do equipamento de TI da Shell e/ou quando há conexão à rede de TI da Shell podem ser monitoradas para propósitos comerciais legítimos. Para obter mais informações, consulte as diretrizes de uso pessoal, em http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Todos os funcionários da Shell recebem uma notificação de acesso, a qual permite que a Shell registre a data, horário e pontos de acesso realizados pelos indivíduos dentro das instalações e ativos da Shell. Os dados do acesso e dos sistemas de segurança são usados:

• para propósitos de saúde, proteção e segurança, especificamente a proteção dos ativos da Shell, funcionários da Shell e visitantes das instalações da Shell;
• para cumprir com as exigências legais e regulatórias, especificamente onde haja um requisito legal local para fornecimento de informações às autoridades do governo/regulatórias;
• para monitorar (em regime de base agregada) o número de indivíduos que entram e trabalham em uma instalação da Shell para planejamento de recursos humanos e imobiliários;
• no caso de que serem somente prestadores (não sejam funcionários da Shell), a data e o horário de sua entrada e saída das instalações da Shell são utilizados para propósitos de gerenciamento financeiro e controle.

A maioria das nossas instalações e ativos é equipada com câmeras de vigilância (CCTV). Onde há câmeras de vigilância, elas são identificadas. As câmeras de vigilância são usadas para manter a saúde, proteção e segurança, especificamente a proteção dos ativos da Shell, funcionários da Shell e visitantes das instalações da Shell. Todas as imagens são excluídas rotineiramente, a menos que tenha havido um incidente sobre saúde, proteção ou segurança, atividade criminosa suspeita ou real, e nesse caso elas podem ser visualizadas por equipes internas de investigação da Shell e externamente, caso seja legalmente exigido ou permitido para o cumprimento da lei ou exigência de outra autoridade governamental.

A fim de cumprir com as obrigações legais e regulatórias, para proteger os ativos da Shell e funcionários/prestadores, e especificamente para garantir que a Shell possa cumprir com o controle comercial, leis antilavagem de dinheiro e/ou antissuborno e corrupção e outras exigências regulatórias, nós desenvolvemos uma avaliação de todos os funcionários e prestadores em uma base periódica. Essa avaliação ocorre mediante listas de sanções publicamente disponíveis ou emitidas pelo governo, e é comparada com informações armazenadas sobre você pela Shell (por exemplo, a partir do registro do Conflito de interesses. Consulte aqui para obter mais informações). Quaisquer dados pessoais coletados através da avaliação não resultarão em qualquer tomada de decisão automática em relação à adequabilidade para o emprego continuado, estágio ou admissão como prestador.

A Shell International B.V., juntamente com sua empresa de contratações (ou no caso de dependentes, a empresa de contratações do funcionário da Shell), seja isolada ou juntamente com suas afiliadas que fazem parte do grupo de empresas Shell.

No caso de prestadores individuais, a empresa que faz parte do Shell Group que tenha contratado seus serviços isolada ou conjuntamente com suas afiliadas que fazem parte do grupo de empresas Shell, e sua empresa/agência externa de contratação/emprego.

Seus dados pessoais são processados exclusivamente para as finalidades referidas acima (ou para uma finalidade secundária que esteja intimamente relacionada, como, por exemplo, o armazenamento deles) e serão compartilhados somente mediante uma necessidade estrita de conhecimento de:

• Outras empresas que fazem parte do grupo de empresas Shell, incluindo aquelas que podem estar localizadas fora de sua região e do Espaço Econômico Europeu (“EEE”);
• agentes terceirizados autorizados, provedores de serviços e/ou subprestadores da Shell; e
• uma autoridade pública, governo, agência reguladora ou fiscal competentes, onde for necessário cumprir com a obrigação legal ou regulatória à qual a(s) empresa(s) pertinente(s) da Shell esteja(m) sujeita(s) ou conforme permitido pela lei local aplicável.

No caso onde os dados pessoais são transferidos para empresas que fazem parte do Shell Group e/ou para agentes terceirizados autorizados, provedores de serviços e/ou subprestadores que podem estar localizados dentro ou fora de sua região (incluindo fora do Espaço Econômico Europeu), tomamos medidas organizacionais, contratuais e legais para garantir que os dados pessoais sejam processados exclusivamente para os objetivos mencionados acima, e que níveis adequados de proteção tenham sido implementados a fim de salvaguardar os dados pessoais. Essas medidas incluem as Regras Empresariais Vinculativas para transferências entre o Shell Group e a Comissão Europeia, mecanismos de transferência aprovados para transferência a terceiros, em países que não tenham sido considerados como possuindo um nível adequado de proteção de dados, assim como quaisquer exigências legais locais adicionais. Você pode solicitar uma cópia através do e-mail privacy-office-SI@shell.com.

Considerando a natureza do Shell Group, seus dados pessoais e os de seus dependentes podem ser transferidos para países fora da sua região. Quando isso acontece, tomamos medidas para garantir que seus direitos de privacidade e aqueles de seus dependentes continuem a ser protegidos de acordo com as Regras Empresariais Vinculativas da Shell e as leis aplicáveis.

Implementamos tecnologias e políticas com o objetivo de proteger sua privacidade contra o acesso não autorizado e uso indevido, e atualizaremos essas medidas conforme novas tecnologias se tornem disponíveis, quando apropriado.

Todas as informações, incluindo os dados pessoais, são gerenciadas de acordo com os padrões do Shell Group para a gestão de informações e registros, e são excluídas com segurança uma vez que não sejam mais necessárias para o propósito comercial legítimo ou para o propósito legal/regulatório.

Com algumas exceções necessárias para cumprir com as exigências legais locais:

• informações contidas dentro de arquivos dos funcionários são mantidas por não mais do que 10 anos, uma vez que sua contratação tenha sido finalizada;
• informações a respeito de benefícios de aposentadoria são mantidas por não mais do que 99 anos a partir do começo da contratação;
• quaisquer dados pessoais coletados como parte da avaliação mediante listas de sanções publicamente disponíveis ou emitidas pelo governo e de fontes de mídia são mantidos por não mais do que 15 anos depois que foram obtidos pela primeira vez.
  
• os nomes, data, horário e pontos de acesso para todos os indivíduos que entram nas instalações da Shell são mantidos por 3 anos a partir de cada acesso;
• no caso de um indivíduo ter sido demitido ou tiver seu contrato finalizado devido à má conduta grave, incluindo violação das Shell Life Saving Rules ou violação do Código de Conduta da Shell, essas informações são mantidas por até 30 anos após a demissão.

Em todos os casos, as informações podem ser mantidas durante a) um período de tempo maior, no qual haja um motivo legal ou regulatório para fazer isto (e nesse caso elas serão excluídas uma vez que não sejam mais necessárias para propósito legal ou regulatório) ou b) um período mais curto, quando você ou seus dependentes desaprovem o processamento dos dados pessoais e não haja mais um propósito legítimo para retê-los.

 Você pode obter mais informações no endereço abaixo a respeito da gestão de registros do Shell Group, incluindo variações locais:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

O nosso objetivo é manter as informações sobre você tão precisas quanto possível. Você pode acessar seus dados pessoais, solicitar correções ou exclusões dos dados pessoais (mas somente se não são mais necessários para o propósito comercial legítimo) e solicitar que o processamento de seus dados pessoais seja restringido. Para os indivíduos que têm acesso ao RH On-line, é possível acessar seus dados pessoais através do endereço:

https://hronline.shell.com/

De forma alternativa, entre em contato com seu consultor local do RH. Se você for um prestador, é necessário falar com sua empresa/agência externa de contratações/emprego.

Você pode encontrar informações adicionais na página inicial de Privacidade de Dados:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Se você tiver algum problema, dúvida ou reclamação a respeito do processamento de seus dados pessoais, entre em contato pelo e-mail privacy-office-SI@shell.com ou através de carta para o diretor de privacidade corporativa do Shell Group, em Shell International B.V. The Hague, Holanda - Registro Comercial, No. 27155369: PO Box 162, 2501 AN, The Hague.

Se estiver insatisfeito com o tratamento de seus dados pessoais pela Shell, então você tem o direito de apresentar uma reclamação para a sua própria autoridade de proteção de dados ou para a Dutch Data Protection Authority (Autoridade de Proteção de Dados Holandesa), cujo endereço é: Prins Clauslaan 60, 2595 AJ The Hague, Holanda. Acesse https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en para obter mais informações.

Consulte as políticas de privacidade locais para obter detalhes sobre o diretor de proteção de dados local (se houver um), e também para obter detalhes sobre sua autoridade de privacidade de dados local. De maneira alternativa, nós forneceremos a você detalhes de contato, onde for aplicável, imediatamente após a sua solicitação, através do e-mail privacy-office-SI@shell.com.

Este Aviso de Privacidade pode ser alterado ao longo do tempo. Esta Política de Privacidade foi atualizada pela última vez em 1º de janeiro de 2018.