Funcionário, prestador ou dependente atual ou anterior da Shell

Esta política estabelece quais dados pessoais coletamos, para quais finalidades e quais são seus direitos relacionados.

O que abrange esta Política de Privacidade?

Todo indivíduo que faz parte do grupo de empresas da Shell (“Shell” ou “nós”) é responsável em proteger seus próprios dados pessoais, bem como os dados de nossos clientes, parceiros de negócios e fornecedores.

Esta Política de Privacidade fornece informações sobre os dados pessoais processados pela Shell em relação a indivíduos que são ou foram funcionários, estagiários ou contratados individuais, assim como dependentes de funcionários da Shell (“Funcionários da Shell”).

Para clientes de varejo individuais, membro de programa de fidelidade da Shell, visitantes dos sites da Shell ou usuários dos aplicativos da Shell, consulte a Política de Privacidade - B2C no endereço www.shell.com.br/privacy/b2c-notice.html.

Para indivíduos que se candidatam para trabalhar ou que comparecem a um evento de recrutamento ou passam por uma avaliação, consulte a Política de Privacidade – Recrutamento do Shell Group no endereço www.shell.com.br/privacy/job-applicant-notice.html.

Tal como esta Política de Privacidade, notificações e declarações de política de privacidade personalizadas e complementares também podem conter informações sobre como processamos seus dados pessoais em relação a processos específicos de RH (como os programas Open Resourcing, OneHealth IT e International Mobility). Nesses casos, você será comunicado sobre tais políticas de privacidade separadamente.

Esta Política de Privacidade explica quais dados pessoais são processados, para quais objetivos, por quanto tempo eles são retidos, como acessá-los e atualizá-los, bem como as opções disponíveis sobre seus dados pessoais e onde encontrar mais informações.

Categorias de dados pessoais coletados.

Quais dados pessoais processamos? Coleta de informações

Processamos os dados pessoais necessários para gerenciar as relações de trabalho, admitir contratados e estagiários e fornecer benefícios para determinados dependentes de funcionários da Shell.

Isso inclui informações pessoais de contato residencial, data de nascimento, estado civil, informações sobre folha de pagamento e conta bancária, informações sobre salário e benefícios, incluindo informações de beneficiários, contatos de emergência, informações sobre desempenho laboral, informações necessárias para garantir que você possa trabalhar no(s) país(es) onde está localizado, além de outras informações necessárias para gestão de relações de trabalho, contratação de prestadores e fornecimento de benefícios a determinados dependentes de funcionários da Shell (como dependentes que acompanham funcionários da Shell durante um processo de designação de expatriados).

Dados pessoais sensíveis

Também processamos algumas categorias especiais de dados pessoais (“dados pessoais sensíveis”), como dados relacionados à saúde de um indivíduo, sua origem racial ou étnica, crença religiosa ou filosófica, orientação sexual, opiniões políticas e filiação sindical. Processaremos esses dados pessoais apenas quando for necessário para efeitos de cumprimento com leis trabalhistas e previdenciárias, definição, exercício ou defesa de reclamações, para prestação de assistência médica ocupacional, proteção de interesses vitais de um indivíduo (como em caso de emergência) ou quando for necessário por motivos de saúde pública ou quando explicitamente permitido pelo indivíduo.

Processaremos seus dados pessoais apenas quando for legalmente permitido.

Por que processamos seus dados pessoais?

Processamos seus dados pessoais:

• a fim de cumprirmos com leis e regulamentos locais;
• para interesses comerciais legítimos (por exemplo, gestão de desempenho a fim de garantir a qualificação e a competência de nosso pessoal ou para propósitos de saúde, segurança e proteção, para que somente pessoal autorizado tenha acesso a determinados locais ou ativos, litígio e defesa de reclamações); ou
• quando houver seu consentimento explícito.

Como princípio geral, a Shell não solicita ou conta com o consentimento dos funcionários da Shell para o processamento de dados pessoais. No entanto, existem circunstâncias particulares nas quais o consentimento é necessário, como em casos obrigatórios por força da lei local aplicável.

Os dados pessoais solicitados dos Funcionários da Shell representam o mínimo necessário a fim de cumprir com os requisitos legais e/ou contratuais e para oferecer oportunidades de participação em programas ou fornecer um benefício. O não fornecimento das informações solicitadas poderá afetar negativamente suas chances de permanecer no emprego, estágio ou de ser contratado como prestador, participar de um programa ou receber um benefício.

Em casos nos quais o processamento tiver como base o consentimento, você terá direito de cancelar seu consentimento a qualquer momento. Isso não afetará a validade do processamento antes do cancelamento do consentimento. Entretanto, o cancelamento do consentimento poderá ter impacto em suas chances de permanecer empregado ou, então, contratado como prestador ou ainda de participar de um programa ou receber um benefício.

Para quais finalidades processamos seus dados pessoais?

Processamos os dados pessoais abordados nesta Política de Privacidade para as seguintes finalidades:

• Recursos Humanos, gestão de pessoal, execução de processos de negócios, gestão interna, relatórios de gestão, análise e desenvolvimento organizacional - planejamento orçamentário, financeiro e organizacional, administração, remuneração, gestão de desempenho;
• Saúde, segurança e proteção - proteção da vida ou saúde dos Funcionários da Shell, saúde e segurança ocupacional, proteção dos ativos da Shell, autenticação dos status e direitos de acesso dos Funcionários da Shell; ou
• Conformidade jurídica e/ou regulatória - cumprimento com requisitos legais ou regulatórios.

Também podemos processar seus dados pessoais para uma finalidade secundária, na qual eles estejam diretamente relacionados, como:

• armazenamento, exclusão ou sigilo dos seus dados pessoais;
• auditorias, investigações, prevenção contra fraude, resolução de disputas, questões de seguro, litígios e defesa de reclamações; ou
• pesquisa estatística, histórica ou científica.

Para quais finalidades processamos seus dados pessoais?

Monitoramento

Todas as atividades com uso de equipamentos de TI da Shell e/ou conectadas à rede de TI da Shell podem ser monitoradas para propósitos comerciais legítimos.

Todos os Funcionários da Shell recebem um crachá de acesso que permite à Shell registrar datas, horários e pontos de acessos realizados pelos indivíduos dentro das instalações da Shell. Os dados dos sistemas de acesso e segurança são utilizados para:

• efeitos de saúde, segurança e proteção, especificamente para prevenir fraudes e proteger os ativos da Shell, os Funcionários da Shell, bem como os visitantes nas instalações da Shell;
• cumprir com os requisitos legais e regulatórios, especificamente quando for obrigatório, por força de lei local, o fornecimento de informações a autoridades governamentais/reguladoras;
• monitorar (de maneira agregada) o número de indivíduos que entram e trabalham em uma instalação da Shell para efeitos de planejamento de recursos humanos e imobiliários; e
• apenas em casos de contratados (não funcionários da Shell), monitorar datas e horários de entrada e saída em um instalação da Shell para efeitos de gestão e controle financeiro.

Em casos nos quais o processamento tiver como base o consentimento , a qual pode estabelecer o contrário, você terá direito de cancelar seu consentimento a qualquer momento. Isso não afetará a validade do processamento antes do cancelamento do consentimento.

Com quem poderemos compartilhar os dados pessoais?

Seus dados pessoais são processados exclusivamente para as finalidades referidas acima e serão compartilhados somente quando estritamente necessário para fins de conhecimento com:

• Outras empresas do grupo de empresas da Shell, incluindo aquelas que possam estar fora de sua localidade;
• Agentes terceiros autorizados, prestadores de serviços, auditores externos e/ou subcontratados da Shell, principalmente terceiros autorizados que realizam verificações de referências e antecedentes em nome da Shell;
• Autoridade pública, governo, agência reguladora ou fiscal competentes onde for necessário cumprir com obrigação legal ou regulatória à qual a(s) empresa(s) da Shell estiver(em) sujeita(s) ou conforme permitido pela lei aplicável; ou
• Qualquer pessoa para a qual a Shell tenha intenção de ceder qualquer dos seus direitos e/ou deveres.

A maioria das nossas instalações e ativos é equipada com câmeras de vigilância (CCTV). As câmeras de vigilância estarão identificadas no local onde são utilizadas. As câmeras de vigilância são utilizadas para garantir saúde, segurança e proteção, principalmente a proteção dos ativos e funcionários da Shell e dos visitantes de suas instalações. Todas as imagens são excluídas regularmente, a menos que tenha ocorrido um incidente relacionado a saúde, segurança ou proteção, atividade criminosa suspeita ou real, e nesse caso elas poderão ser visualizadas por equipes internas de investigação da Shell e externas, caso seja legalmente exigido ou permitido por autoridade policial ou outra autoridade governamental.

Avaliação

A fim de cumprir com as obrigações legais e regulatórias, proteger os ativos e funcionários/contratados da Shell e, especificamente, garantir que a Shell possa cumprir com o controle comercial, leis antilavagem de dinheiro e/ou antissuborno e corrupção e outras exigências regulatórias, realizamos periodicamente a avaliação de todos os funcionários e contratados. Essa avaliação é realizada com listas de sanções publicamente disponíveis ou emitidas por governos e com fontes da mídia, e é comparada com informações suas retidas pela Shell (por exemplo, do registro do Conflito de Interesses - consulte aqui para obter mais informações).

Nenhuma criação de perfis ou tomada de decisão automática relacionada a adequabilidade para emprego, estágio ou contratação será realizada a partir dos dados pessoais coletados por meio da avaliação.

Quem é responsável por quaisquer dados pessoais coletados?

Shell Brasil Petróleo Ltda., Avenida Republica do Chile 330, Bloco 2, 33 andar, Centro, Rio de Janeiro , Brasil,será responsável pelo processamento de seus dados pessoais (incluindo dos dados dos dependentes) em conjunto com suas afiliadas do grupo Shell.

No caso de contratados individuais, a empresa do grupo Shell que contratou os serviços, seja individualmente ou em conjunto com suas afiliadas do grupo Shell, e sua empresa/agência externa de contratação/emprego serão as responsáveis.

Com quem compartilhamos seus dados pessoais?

Com quem poderemos compartilhar os dados pessoais?

Seus dados pessoais são processados exclusivamente para as finalidades referidas acima e serão compartilhados somente quando estritamente necessário para fins de conhecimento com:

• Outras empresas do grupo de empresas da Shell, incluindo aquelas que possam estar fora de sua localidade;
• Agentes terceiros autorizados, prestadores de serviços, auditores externos e/ou subcontratados da Shell; e
• Autoridade pública, governo, agência reguladora ou fiscal competentes onde for necessário cumprir com obrigação legal ou regulatória à qual a(s) empresa(s) da Shell estiver(em) sujeita(s) ou conforme permitido pela lei aplicável; ou
• Qualquer pessoa para a qual a Shell tenha intenção de ceder qualquer dos seus direitos e/ou deveres.

Com medidas de proteção adequadas, seus dados pessoais poderão ser transmitidos para fora do seu país.

Transmissão dos seus dados pessoais para outros países

Quando seus dados pessoais são transmitidos para empresas que fazem parte do grupo Shell e/ou terceiros autorizados localizados fora do seu país, tomamos medidas organizacionais, contratuais e legais para garantir que eles sejam processados exclusivamente para as finalidades mencionadas acima, e que níveis adequados de proteção tenham sido implementados para preservá-los. Entre essas medidas estão as Regras Corporativas Vinculativas para transmissões entre o grupo Shell e, para empresas da Shell na União Europeia, mecanismos de transferência aprovados pela Comissão Europeia para transmissões para terceiros, bem como quaisquer outros requisitos legais locais. Você pode encontrar uma cópia das Regras Corporativas Vinculativas da Shell no endereço www.shell.com.br/privacy.html ou entrando em contato no e-mail privacy-office-SI@shell.com.

Segurança dos seus dados pessoais

Implementamos tecnologias e políticas com o objetivo de proteger sua privacidade contra acesso não autorizado e uso indevido, e atualizaremos essas medidas conforme novas tecnologias se tornem disponíveis, quando apropriado.

Seus direitos e como exercê-los.

Por quanto tempo retemos seus dados pessoais?

Todas as informações, incluindo os dados pessoais, são gerenciadas de acordo com os padrões do grupo Shell para a Gestão de Informações e Registros, e serão excluídas com segurança uma vez que não sejam mais necessárias para o propósito comercial legítimo ou para efeitos legais/regulatórios.

Algumas exceções necessárias para cumprir com os requisitos legais locais são:

• informações contidas dentro de arquivos dos funcionários serão retidas por no máximo 10 anos após o término do vínculo empregatício;
• informações referentes a benefícios de aposentadoria serão retidas por no máximo 99 anos a partir do início do vínculo empregatício;
• quaisquer dados pessoais coletados como parte do processo de avaliação a partir de listas de sanções publicamente disponíveis ou emitidas pelo governo e de fontes da mídia serão retidos por no máximo 15 anos após terem sido obtidos pela primeira vez;
• nomes, datas, horários e pontos de acesso de todos os indivíduos que entram nas instalações da Shell serão retidos por 3 anos a partir de cada acesso;
• caso um indivíduo tenha sido demitido ou tenha seu contrato rescindido devido a má conduta grave, incluindo violação das Regras que Salvam Vidas da Shell ou do Código de Conduta da Shell, essas informações serão retidas por no máximo 30 anos após a demissão.

Em todos os casos, as informações poderão ser retidas durante (a) um período de tempo maior, quando houver motivo legal ou regulatório para tanto (nesse caso, elas serão excluídas após atenderem a sua finalidade legal ou regulatória) ou (b) um período mais curto, quando você desaprovar o processamento dos seus dados pessoais e não houver mais propósito comercial legítimo para retê-los.

Seus direitos em relação a seus dados pessoais

Nosso objetivo é manter as suas informações as mais exatas possíveis. Você pode solicitar:

• acesso aos seus dados pessoais;
• correção ou exclusão de seus dados pessoais (mas apenas quando eles não forem mais necessários para um propósito comercial legítimo);
• que o processamento dos seus dados pessoais sejam restritos; e/ou
• o recebimento dos dados pessoais que você forneceu à Shell, de uma forma estruturada e digital, a fim de transmitir esses dados para um terceiro, se isso for tecnicamente viável.

Para indivíduos com acesso ao RH On-line, é possível acessar seus dados pessoais pelo endereço hronline.shell.com/.

Você também pode entrar em contato com seu consultor local de RH. Se você for um prestador contratado, é necessário falar com sua empresa/agência externa de contratação/emprego. Para ex-funcionários ou dependentes, entre em contato no e-mail privacy-office-SI@shell.com.

Esta Política de Privacidade é atualizada periodicamente.

Quem você pode contatar se tiver alguma dúvida, preocupação ou reclamação sobre seus dados pessoais?

Se você tiver algum problema, dúvida ou reclamação a respeito do processamento dos seus dados pessoais entre em contato no e-mail Privacy-Office-SI@shell.com.

Você também pode contatar o Encarregado de proteção de dados do Shell Group por correspondência para Shell International B.V. Haia, Holanda - Registro Comercial Nº 27155369, Caixa Postal 162, 2501 AN, Haia.

Se você estiver insatisfeito com o tratamento dos seus dados pessoais pela Shell, você tem o direito de apresentar uma reclamação para a sua própria autoridade de proteção de dados na Esplanada dos Ministérios, Bloco C, 2º andar, CEP 70297-400 - Brasília – DF, Brasil. Acesse http://www.gov.br/secretariageral/pt-br/sei-peticionamento-eletronico para mais informações ou para a Autoridade de Proteção de Dados Holandesa, no endereço Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Haia, Holanda. Acesse autoriteitpersoonsgegevens.nl/en para mais informações.

Mudanças nesta Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade pode ser alterada periodicamente. Aconselhamos você a reler regularmente esta Política de Privacidade para verificar se houve mudanças. Esta Política de Privacidade foi atualizada pela última vez em junho de 2021.